Datenschutzerklärung

Efekan Bircan
remindlyAI
Gräfstraße 74
60486 Frankfurt am Main
E-Mail: info@remindlyai.de

Website und Anwendung werden bei Vercel betrieben. Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet Vercel technisch bedingt Zugriffsdaten: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, die zuvor besuchte Seite sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Diese Zugriffsdaten speichern wir in Server-Protokollen, die an unseren Protokolldienst Axiom weitergeleitet werden. Zweck ist die sichere und stabile Bereitstellung, die Fehlersuche und die Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse daran (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht.

Tritt in der Anwendung ein Fehler auf, senden unsere Server einen Fehlerbericht an Sentry. Personenbezogene Angaben, Cookies und Anfrage-Header werden vorher entfernt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir verwenden keine Cookies oder vergleichbaren Techniken für Analyse, Werbung oder Tracking und binden keine Inhalte von Drittanbietern ein. Schriftarten liefern wir von unserem eigenen Server aus.

• Anmeldung: Wenn Sie sich anmelden, setzen wir Sitzungs-Cookies, damit Sie angemeldet bleiben. Sie sind für die von Ihnen gewünschte Nutzung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Sprachwahl: Wenn Sie auf der Startseite die Sprache wechseln, speichern wir Ihre Wahl im lokalen Speicher Ihres Browsers. Die Angabe verlässt Ihr Gerät nicht und lässt sich in den Browsereinstellungen löschen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
• Registrierung und Kundenbereich: Bei der Registrierung speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und den eingegebenen Firmennamen im lokalen Speicher Ihres Browsers. Melden Sie sich in diesem Browser zum ersten Mal an, übernehmen wir den Firmennamen in Ihr Konto und löschen den Eintrag. Sonst bleibt er in Ihrem Browser, bis Sie ihn in den Browsereinstellungen löschen. Im Kundenbereich merkt sich Ihr Browser außerdem, ob die Seitenleiste eingeklappt und ob die Einstiegs-Checkliste ausgeblendet ist; diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht. Alle Einträge sind für die von Ihnen gewünschte Nutzung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Wenn Sie sich auf unserer Website für die Warteliste eintragen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, die gewählte Sprache, den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung und die Version des Einwilligungstexts. Damit informieren wir Sie per E-Mail über den Start von RemindlyAI und über neue Funktionen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Bestätigung (Double-Opt-in): Nach der Eintragung senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, der 7 Tage gültig ist. Erst nach Ihrer Bestätigung nehmen wir Sie in die Warteliste auf; den Zeitpunkt der Bestätigung speichern wir als Nachweis. Ohne Bestätigung erhalten Sie keine weiteren E-Mails zur Warteliste.

Schutz vor Missbrauch: Um massenhafte Eintragungen zu verhindern, verarbeiten wir Ihre IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher und begrenzen damit die Zahl der Anfragen. In der Warteliste speichern wir sie nicht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zu den Server-Protokollen siehe Abschnitt 2.

Speicherdauer: Nicht bestätigte Eintragungen löschen wir nach 30 Tagen. Bestätigte Eintragungen speichern wir, bis Sie sich abmelden. Nach einer Abmeldung löschen wir Ihre Angaben unverzüglich, spätestens nach 30 Tagen.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per E-Mail an info@remindlyai.de. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Die E-Mails versenden wir über Resend (siehe Abschnitt 7).

Wenn Sie ein Konto anlegen und RemindlyAI nutzen, verarbeiten wir:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als Prüfwert, nicht im Klartext);
• Organisationsdaten: Firmenname, Anschrift, Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer;
• Nutzungsdaten: ein Prüfprotokoll, das wichtige Aktionen mit Zeitpunkt und handelnder Person festhält, damit Änderungen an Buchhaltungsdaten nachvollziehbar bleiben.

Zweck ist die Bereitstellung von RemindlyAI nach dem Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bestätigungen, Einladungen und Benachrichtigungen senden wir per E-Mail über Resend. Wir speichern diese Daten, solange Ihr Konto besteht, und löschen sie danach, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Belege, Rechnungen und Buchungsdaten: Inhalte, die Sie in RemindlyAI hochladen oder erstellen, verarbeiten wir im Auftrag Ihres Unternehmens (Art. 28 DSGVO); verantwortlich für diese Daten ist Ihr Unternehmen. Zum Auslesen von Belegen setzen wir Texterkennung und KI-Modelle von Google Cloud in der EU ein. RemindlyAI erstellt daraus Buchungsvorschläge; Unklares legt RemindlyAI Ihnen zur Prüfung vor.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Wir setzen die folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO). Einige haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort.

• Dienstleister

  Vercel Inc., USA

  Zweck

  Betrieb von Website und Anwendung

  Verarbeitungsort

  Serverfunktionen in Frankfurt; Auslieferung über das weltweite Netz von Vercel

  Grundlage für Übermittlungen in die USA

  EU-Standardvertragsklauseln

• Dienstleister

  Railway Corporation, USA

  Zweck

  Datenbank und Statusmeldungen in Echtzeit

  Verarbeitungsort

  Niederlande (Amsterdam)

  Grundlage für Übermittlungen in die USA

  EU-Standardvertragsklauseln

• Dienstleister

  Cloudflare, Inc., USA

  Zweck

  Speicher für Belege und Datensicherungen

  Verarbeitungsort

  Region Osteuropa

  Grundlage für Übermittlungen in die USA

  EU-Standardvertragsklauseln

• Dienstleister

  Google Cloud EMEA Limited, Irland

  Zweck

  Texterkennung und KI-Auslese von Belegen

  Verarbeitungsort

  EU

  Grundlage für Übermittlungen in die USA

  Verarbeitung in der EU; für Zugriffe von Unterauftragnehmern außerhalb der EU EU-Standardvertragsklauseln

• Dienstleister

  Functional Software, Inc. (Sentry), USA

  Zweck

  Fehlerberichte

  Verarbeitungsort

  Deutschland

  Grundlage für Übermittlungen in die USA

  EU-Standardvertragsklauseln

• Dienstleister

  Axiom, Inc., USA

  Zweck

  Server-Protokolle

  Verarbeitungsort

  USA

  Grundlage für Übermittlungen in die USA

  EU-Standardvertragsklauseln

• Dienstleister

  Plus Five Five, Inc. (Resend), USA

  Zweck

  Versand von E-Mails

  Verarbeitungsort

  USA

  Grundlage für Übermittlungen in die USA

  EU-Standardvertragsklauseln; zudem nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert

• Dienstleister

  Hetzner Online GmbH, Deutschland

  Zweck

  Server für die tägliche Datensicherung

  Verarbeitungsort

  Deutschland

  Grundlage für Übermittlungen in die USA

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Hintergrundaufgaben wie die Belegverarbeitung und den Mahnlauf steuern wir über Inngest Inc., USA. Inngest erhält dabei ausschließlich zufällig erzeugte Kennungen, Statusangaben und Zeitpunkte, aber keine Namen, E-Mail-Adressen, Dateinamen oder Belegsinhalte.

Soweit wir Daten in die USA übermitteln, stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), wenn der Empfänger danach zertifiziert ist, und auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage.

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Schreiben Sie uns dazu an info@remindlyai.de.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dem aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Wilhelmstraße 7, 65185 Wiesbaden.

Die Eintragung in die Warteliste ist freiwillig. Für ein Nutzerkonto benötigen wir Name und E-Mail-Adresse; ohne diese Angaben können wir den Vertrag nicht erfüllen.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.