Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Willkommen bei remindlyAI. Wir respektieren Ihre Privatsphäre und sind verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen, wenn Sie unsere Website besuchen und unsere Dienste nutzen, und erklärt Ihnen Ihre Datenschutzrechte und wie das Gesetz Sie schützt.

2. Verantwortlicher

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten folgende Arten von personenbezogenen Daten:

• Kontoinformationen: Name, E-Mail-Adresse, Firmendaten, Steuernummern
• Kundeninformationen: Kundennamen, E-Mail-Adressen, Postadressen, USt-IDs
• Rechnungsdaten: Rechnungsdetails, Beträge, Zahlungsinformationen
• Bankinformationen: IBAN und Bankdaten für Rechnungszahlungen
• Nutzungsdaten: Informationen darüber, wie Sie unsere Website und Dienste nutzen
• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen, Cookies

4. Zweck der Datenverarbeitung

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:

• Bereitstellung und Wartung unserer Rechnungsverwaltungsdienste
• Erstellung und Versand von Rechnungen an Ihre Kunden
• Versand von Zahlungserinnerungen und Benachrichtigungen
• Bearbeitung von Zahlungen und Führung von Finanzunterlagen
• Kommunikation mit Ihnen über Ihr Konto und unsere Dienste
• Verbesserung unserer Dienste und Entwicklung neuer Funktionen
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Steuer-, Rechnungslegungsanforderungen)
• Erkennung und Verhinderung von Betrug und Sicherheitsproblemen

5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Gemäß DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Zur Bereitstellung unserer Rechnungsdienste
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Zur Erfüllung von Steuer-, Rechnungslegungs- und Geschäftsbestimmungen
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Zur Verbesserung unserer Dienste und Verhinderung von Betrug
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Für Marketing-Kommunikation (Sie können jederzeit widersprechen)

6. Weitergabe von Daten

Wir können Ihre Daten an folgende Empfänger weitergeben:

• Dienstleister: E-Mail-Versand (Resend), Zahlungsabwicklung, Hosting-Provider (Vercel, Railway)
• KI-Dienstleister: OpenAI (für personalisierte Reminder-E-Mails - nur wenn aktiviert)
• Fehler-Tracking: Sentry (für Fehleranalyse und Monitoring)
• Behörden: Bei gesetzlicher Verpflichtung oder zum Schutz unserer Rechte
• Unternehmensübergänge: Bei Fusion, Übernahme oder Vermögensübertragung

Wir verkaufen niemals Ihre personenbezogenen Daten an Dritte.

7. Datenaufbewahrung

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie es zur Bereitstellung unserer Dienste und zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. In Deutschland müssen Rechnungsdaten gemäß Steuerrecht 10 Jahre aufbewahrt werden (§147 AO, §257 HGB). Sie können die Löschung Ihrer Kontodaten beantragen, jedoch werden Rechnungsunterlagen für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt.

8. Ihre Rechte (DSGVO)

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anfordern
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten beantragen (vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen)
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken lassen
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen, die auf berechtigtem Interesse beruht
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Für auf Einwilligung basierende Verarbeitung

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@remindlyai.de oder nutzen Sie die Funktion "Daten exportieren" in den Einstellungen.

9. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Änderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselung, sichere Server, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsaudits.

10. Cookies

Wir verwenden folgende Arten von Cookies:

• Notwendige Cookies: Für den Betrieb unseres Dienstes (Authentifizierung, Sitzungsverwaltung)
• Funktionale Cookies: Für verbesserte Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit

Wir verwenden keine Tracking- oder Werbe-Cookies. Sie können Cookie-Einstellungen in Ihren Browsereinstellungen verwalten.

11. Internationale Datenübertragungen

Ihre Daten werden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gespeichert und verarbeitet. Falls wir Daten außerhalb des EWR übertragen, stellen wir sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen vorhanden sind (z.B. Standardvertragsklauseln). Unsere Hosting-Provider (Vercel, Railway) und Dienstleister (Resend, OpenAI, Sentry) unterliegen angemessenen Datenschutzvereinbarungen.

12. Datenschutz bei Kindern

Unsere Dienste richten sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir werden Sie über wesentliche Änderungen per E-Mail oder über unseren Dienst informieren.

14. Kontakt und Beschwerden

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenpraktiken haben, kontaktieren Sie uns bitte:

Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde einzulegen. In Deutschland ist dies die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit: https://www.bfdi.bund.de